Un hackathon est un événement à part entière qui regroupe des personnes, dans un lieu commun, sur plusieurs jours. Ainsi, un tel événement demande de la préparation et de l’organisation. Mais alors combien de temps faut-il pour organiser un hackathon ? Certains vous diront oh il faut quelques semaines, c’est pas grand chose… Que nenni, un hackathon ça prend du temps si on veut avoir le meilleur résultat possible.
Les variables à prendre en compte pour définir le temps nécessaire à son organisation 👇🏼
la création de l’équipe projet
Vous vous direz, c’est facile j’ai Robert et Michelle qui sont motivés c’est bon j’ai mon équipe. Or, une équipe pour préparer un hackathon c’est une équipe pluridisciplinaire. Un chef de projet, un communicant, une personne qui va gérer la logistique, et puis 2-3 personnes en plus qui vont aider sur différents sujets. (voir notre article à ce sujet). Pour trouver cette équipe, il faut qu’elle soit disponible, qu’elle s’octroie du temps chaque semaine pour le projet. Ça ne se fait pas en un claquement de doigt donc.
le nombre de participants
Qu’ils soient 20 ou 150 n’est pas la même organisation. En effet, le nombre de participants induit des frais différents et une organisation différente. Lors d’un hackathon, vous allez devoir nourrir ces bouches pour qu’elles soient dans de bonnes conditions. Et nourrir 20 ou 150 bouches, ce n’est pas la même chose.
Le nombre de participants visé est également important pour la recherche de ceux-ci. En effet, trouver 150 participants sur la thématique blockchain pour un hackathon tout public n’est pas la même chose que trouver 20 personnes pour un hackathon d’entreprise par exemple.
l’intégration de sponsors
Les sponsors sont essentiels pour faire vivre votre événement s’il s’agit d’un événement grand public. En effet, ils sont l’image de votre événement et ce sont ceux qui paient (accessoirement). Néanmoins il n’est pas toujours évident de les trouver ou en tout cas, les délais pour remplir les contrats et la paperasse sont parfois plus longs que prévus et il est important d’anticiper.
les partenaires de l’événement
Pour réussir son hackathon il est important de s’entourer de partenaires tels qu’un traiteur, un vidéaste, un prestataire pour les goodies… Les démarches auprès de ceux-ci sont longues car il faut qu’ils soient disponibles, pour un traiteur il faut définir les repas, les conditions d’accueil et du matériel mis à disposition, par exemple. Pour les goodies, il faut définir ceux que vous souhaitez offrir. Ensuite, il faut chercher les prestataires, les contacter, faire des tests, commander, être livré et s’assurer que la commande est la bonne.
les intervenants choisis pour l’événement
Dans un hackathon on va faire appel à des coachs et mentors pour accompagner les équipes, ainsi que des jurys pour évaluer les projets. Il faut compter environ 1 mentor pour 2 équipes. Un mentor est une personne experte dans son domaine qui peuvent être soit la gestion de projet, soit en lien avec la thématique de l’événement. Ainsi il apportera son expertise au service des équipes. Ainsi, selon la thématique de l’événement, il faudra aller chercher et recruter des mentors. Cela peut se faire rapidement si vous avez un grand réseau. Sinon cela peut vous prendre du temps pour sourcer, contacter, échanger et valider la participation de chaque personne. Il en est de même pour les membres du jury.
le choix du lieu (disponibilité et accessibilité)
Trouver un lieu n’est pas si évident que cela. En effet, il faut un lieu qui puisse accueillir le nombre de personnes. Au-delà de ça, pour un hackathon, on préconise un lieu assez grand pour accueillir tout le monde en position assise, et des petites salles pour répartir les personnes en équipes. Plus il y a de personnes, plus le lieu doit être grand. Autre élément à prendre en compte, il faut que le lieu soit disponible aux dates souhaitées et entre dans votre budget. Enfin, dernier élément et pas des moindre, privilégier un lieu facile d’accès, à côté d’un arrêt de bus/tram/métro, accessible à pied ou en vélo ou avec un parking. Prenez également en compte les personnes à mobilité réduite qui pourront venir à votre événement. Évitez les lieux avec des marches, par exemple, s’il n’y a pas d’ascenseur.
Ainsi, nous aurions tendance à dire, en tant qu’organisateur de hackathon, qu’il faut au moins 8 semaines. Mais en réalité plus on le sait tôt, mieux on se prépare, et meilleur est le résultat. Alors si vous souhaitez organiser un hackathon ou si vous avez une idée en tête, on peut en parler et vous accompagner sur le sujet 😉 !
