Parler argent ça peut faire peur mais pour autant, on veut tous avoir la réponse à la question : Combien ça coûte ? Quel est le budget d’un événement ?
CE QUI FAIT VARIER LE PRIX 💲
Bien évidemment, vous vous attendez à avoir le budget d’un événement et basta. Malheureusement, ça ne se passe pas comme ça. On ne peut pas vous dire 5000€ alors qu’on a aucune donnée sur un projet. Car un événement est le plus souvent réalisé sur-mesure. Et pour avoir du sur-mesure il faut bien définir les besoins. Il y a donc une première partie de cadrage des besoins du projet qui donnera un indice de coût. Puis de manière plus opérationnelle, il faudra bien entendu lister les besoins de services purement événementiels. Beaucoup de caractéristiques entrent donc en compte dans la variation du budegt d’un événement.
l'objectif 🎯
Pour commencer, posez-vous la question : Pourquoi cet événement est-il organisé ? Ainsi, l’objectif va permettre de fixer un cap à l’événement, une raison d’être. On n’adopte pas la même attitude selon l’objectif, ni le temps alloué à l’organisation. Donc selon l’objectif, il va falloir plus de temps de réflexion et de conceptualisation pour avoir un événement qui atteigne ce but de la meilleure des façons. Cela veut dire plus de coûts.
l'implication de votre entreprise 🌡️
On entend par là l’arbitrage avec un potentiel partenaire / prestataire et l’implication dans l’organisation du projet :
– soit vous déléguez la totalité de l’événement et vous choisissez une formule clef en main. La facture est élevée mais vous n’avez plus qu’à vous focaliser sur des aspects plus simples d’organisation
– soit vous co-créer avec le prestataire avec des taux d’implication à déterminer (50/50 – 30/70 – etc)
– soit vous faites en grande partie et le prestataire accompagne sur les zones que vous ne maitrisez pas et anime votre événement
le nombre de participants 🧍♂️🧍♀️🧍👨🦽
Ensuite, on va réfléchir au nombre de participants souhaité. Entre 10 et 400 personnes, il y a une légère différence pour ce qui va être du temps d’organisation, de la sélection du lieu, des repas, des goodies, des invitations… Bref, vous l’aurez compris, plus on est plus c’est cher car le nombre impactera la chaine logistique de l’événement.
le nombre de jours ⌛
Puis, selon le nombre de jours de l’événement, le coût ne sera inévitablement pas le même. Comme pour le nombre de participants, c’est une métrique qui influencera toute la chaine logistique de l’événement (nombre de repas, locations, jours prestataires externes, etc).
Le lieu 📍
De même, le choix du lieu n’est pas anodin. Si c’est dans vos locaux, c’est un coût en moins. Cependant, il faut que cela colle avec l’image que vous souhaitez donner à l’événement. Si c’est dans une salle extérieure à l’entreprise alors il faut prendre en compte le coût de cette location. Les prix varient ici aussi énormément en fonction de la localité, les options et le style de lieu.
L'inclusion des repas 🍽️
Enfin, la partie traiteur n’est pas à négliger. Elle représente un gros poste de dépense. Selon le nombre de participants, selon les repas choisis, selon également le nombre de repas (petit-déjeuner, déjeuner – dîner – encas) le prix varie. Il dépend également de la qualité désirée, si l’on veut des repas servis à l’assiette, une partie cocktail, ou alors plutôt fastfood/sandwhich.
Intervenants externes 👨🏫👩🏫
Pour terminer d’autres prestataires peuvent se rajouter dans un événement. Des intervenants comme des speakers, coachs, ou encore formateurs peuvent considérablement faire gagner en qualité, rencontre et énergie.
Autrement dit, des dizaines d’aspects peuvent influencer le budget que vous allouerez à un événement. Une fois que ces aspects de cadrage et opérationnels sont fixés, il est possible de faire une feuille de route et un cahier des charges.
