Lorsque l’on organise un évènement, s’entourer de prestataires évènementiels est essentiel. Les prestataires que l’on choisit sont importants. Le bon déroulement de vos évènements ne dépendent pas que de vous : organisateur. Ils dépendent aussi et surtout de tous les professionnels qui œuvrent à vos côtés.
Qui sont ces prestataires et en quoi ils sont indispensables à la bonne réalisation de vos évènements ?
Le lieu de réception
C’est un des prestataires les plus importants. Vous devez choisir le lieu idéal pour votre évènement. Ce lieu doit être sélectionné en fonction des critères de votre client : le nombre de personnes, le thème de la réception, le type de repas souhaité, l’animation voulue, la possibilité d’avoir un hébergement sur place ou non… Le choix du lieu de réception est une première étape à faire lorsque l’on organise un évènement et il est essentiel pour sa bonne réussite.
Vous devez être vigilants quant à la sécurité de votre lieu : la prévention incendie (présence d’extincteurs, systèmes électriques conformes), l’accessibilité (mouvements de foules, accueil PMR…), les accidents (trousse de secours, défibrillateurs…).
La partie restauration / traiteur
Ils sont chargés de mettre en place toute la partie restauration, que ce soit un simple cocktail debout, un cocktail dinatoire ou bien un repas complet assis, le traiteur doit s’adapter. Il doit proposer des mets, boissons et des animations culinaires en adéquation avec le type d’évènement. Le traiteur choisi doit donc correspondre aux besoins de votre client, à ses envies, à son thème mais aussi à son budget.
L'animation
Un animateur est souvent nécessaire pour vos évènements professionnels notamment. Il va permettre de donner le ton de votre évènement mais aussi de captiver l’ensemble des participants. Le choix de l’animateur est important puisque c’est lui qui va chauffer la salle, il faut donc qu’il soit à l’aise.
Pour l’animation de votre évènement, qu’il soit professionnel ou privé, un DJ peut être souhaité. Si votre évènement se veut festif, alors l’ambiance est importante et donc la musique l’est aussi.
D’autres animations peuvent également être envisagées telles que des photobooth, des jeux de groupes, des fresques, des ateliers créatifs…
Les régisseurs
Ils sont essentiels pour le montage et le démontage de toute la partie technique de votre évènement : la scénographie, les éclairages, les projecteurs, la sonorisation, le matériel vidéo… Bref, tout le matériel technique indispensable !
Prescilla Common : régisseuse 👆🏼
Quentin Hulo : photographe & vidéaste 👉🏼
Les photographes & vidéastes
Les photos et vidéos d’un évènement sont des aspects tout aussi importants que ceux évoqués précédemment. Elles permettront d’immortaliser votre évènement et de laisser un souvenir pour votre client mais aussi pour l’ensemble de ses participants.
PS : si vous voyez pas comment faire, voici les vidéos de nos événements.
La décoration
Pour marquer encore plus vos participants, vous pouvez miser sur la décoration de votre évènement. Pour cela, des professionnels de la décoration peuvent vous accompagner sur l’aménagement de vos espaces et de vos tables avec des décorations florales par exemple.
LES GOODIES
Ils ont aujourd’hui une réelle importance pour les participants d’un évènement. Ces petits cadeaux sont très appréciés, et plus ils sont personnalisés, mieux c’est ! N’hésitez donc pas à opter pour des goodies, vos participants se sentiront privilégiés et importants. Si votre évènement est professionnel, cela permettra de fidéliser vos clients ou prospects par exemple, parfait non ?
LES IMPRESSIONS
Les supports de communication print sont très utiles avant, pendant et après votre évènement. Ils vous permettent de communiquer sur votre évènement avec des créations graphiques multiples et variées.
La signalétique print est également très importante : elle informe et guide les participants tout au long de votre évènement. Pensez à la signalétique intérieure et extérieure mais aussi aux différents supports possibles pour attirer l’oeil de vos participants : drapeaux, affiches, kakémonos, enrouleurs, oriflammes, roll-up, étiquettes…
Tous ces supports doivent être en accord avec le thème de votre évènement et/ou de votre entreprise. Et pour l’ensemble de ces éléments, un bon prestataire en impressions est essentiel !
L’expérience, la méthode, le savoir-faire et les atouts de ces professionnels en font des acteurs clés pour vous aider et vous accompagner dans l’organisation de vos évènements et donc satisfaire vos clients et répondre au mieux à leurs demandes.
