Un Hackathon est un événement sur 2,5 jours qui réunit une soixantaine de personnes pour développer des idées en projets viables. Un hackathon c’est donc 2,5 jours d’événements mais entre 20 et 40 jours de préparation. Ainsi ces jours de préparation doivent être optimisés et rien de mieux qu’une équipe organisatrice de folie pour réaliser le meilleur hackathon qu’il soit !
Un organisateur
Pour commencer, un événement c’est avant tout quelqu’un avec une idée. L’organisateur de l’événement est le référent. La personne qui prendra la parole et les décisions cruciales car c’est avant tout son idée. Ainsi l’organisateur doit savoir motiver et donner envie pour s’entourer des bonnes personnes et faire de son événement une réussite.
L’organisateur c’est la base de votre événement.
Un graphiste/com
Oui, la communication est partout et surtout dans un événement. Le graphiste/ chef de communication va être central. C’est lui qui va représenter de manière graphique et visuelle tout ce qui sera en lien avec l’événement. C’est dans les images et ses réalisations que l’ambiance de l’événement et le ton seront donnés. Il faut donc s’entourer du ou de la meilleur(e) pour cartonner.
Cette personne sera en charge dès le début du logo de l’événement et de la charte graphique utilisée : police, taille, couleurs… Puis, c’est cette personne qui réalisera tous les visuels attenant à l‘événement : affiches, flyer, autocollants, goodies, signalisation, emailing…
Le graphiste c’est l’image de votre événement.
Une personne experte en logistique
La logistique est un point qui s’anticipe et qui est crucial dans un événement. Si un événement se passe bien c’est parce que tout a été bien ficelé et organisé en amont. Un logisticien permet de gérer les stocks nécessaires, anticiper les imprévus, contacter et réserver le matériel, les goodies, les repas, la déco… Le logisticien est aussi celui qui connaît bien l’événement et l’entreprise organisatrice. Il va savoir prendre des décisions en relation avec le comptable pour aller dans le sens de l’équipe.
Le logisticien c’est le couteau-suisse de votre événement.
Un comptable ou quelqu’un qui sache compter
Celui qui sait compter est primordial car c’est lui qui permet de définir quel budget sera alloué à quel activité : décoration, repas, salle, goodies, animations… C’est également cette personne qui veille à ce que les approvisionnements soient effectués dans les temps et qui tranche sur des décisions en raison du budget disponible.
Le comptable c’est la viabilité de votre événement.
Un animateur
Ah oui on prépare, on prépare mais n’oublions pas que le jour J il faudra un animateur pour embarquer tout le monde. C’est pourquoi, il est important de l’intégrer dans la boucle de préparation dès le début. Cela permet qu’il prenne connaissance de la volonté de l’organisation, du ton souhaité, des particularités des participants et du vocabulaire qu’il devra employer. Un animateur d’un hackathon doit connaitre les méthodes spécifiques de ces événements. N’anime pas qui veut un hackathon.
L’animateur c’est l’ambiance de votre événement.
Des petites mains
Par ailleurs, un événement ne saurait être une réussite sans toutes ces petites mains. Celles qui viennent en aide pour donner des idées, apporter leur touche extérieure, aider à mettre en place ou ranger…
Les petites mains ce sont les indispensables de votre événement.
ET DES PARTICIPANTS
Enfin, avoir une équipe organisatrice de folie c’est génial mais il faut des participants pour que l’événement voit le jour ! Rien de mieux qu’un groupe de 60 personnes pour faire de cet événement une réussite. Et pour les profils, c’est par ici, nous avons rédigé un article à ce sujet !
Les participants ce sont la réussite de votre événement.
Et voilà, le tour est joué ! Vous avez l’équipe P-A-R-F-A-I-T-E pour votre événement ! Plus qu’à trouver une date, les membres de votre équipe organisatrice et contacter WHAT THE HACK pour animer votre hackathon ou vous former à l’animation 😉 !
