Un événement hybride est un événement qui regroupe à la fois des personnes en présentiel et des personnes en distanciel. Chez WHAT THE HACK, nous optons pour des formats favorisant le présentiel. Tous les moments habituellement collectifs sont alors assurés en distanciel, grâce à la visio. C’est ça notre vision de l’hybride. Mais alors, nous direz-vous, quels sont les avantages et inconvénients d’un événement hybride, et pourquoi les mettre en place ?
Ces formats se sont fortement développés dû à l’augmentation du télétravail et des différents confinements qui ont eu lieu en 2020 et 2021.
Quels sont les avantages d'un événement hybride? 👍
Un double événement qui touche un large public 🧑🤝🧑
Tout d’abord, le premier avantage d’un événement hybride, c’est qu’il est double. En effet, un événement hybride regroupe des personnes en présentiel, suivant l’organisation d’un événement classique et des personnes en distanciel, ce qui demande de la technique et logistique supplémentaire mais qui permet d’être plus accessible. Et c’est là, le gros avantage de l’hybride. Que vous soyez à Marseille, Tunis ou Chicago vous pouvez tous suivre la même présentation, avec le même contenu, en live. Ça c’est chouette. Cela peut aussi donner à votre événement une dimension nationale et internationale très rapidement. Si tel est le cas, il faut bien entendu adapter le contenu et la langue de présentation.
Ce qui se rapproche le plus de l'événement classique 🎉
Un événement hybride, c’est aujourd’hui ce qui se rapproche le plus d’un événement classique. En effet, il permet de rassembler des personnes dans un même lieu en respectant les normes et gestes barrières. Cela permet de faire vivre une ambiance quasi-similaire à un événement classique tout en ayant des échanges en visio. Par exemple, pour le Hackathon NOZ, les mentors et coachs ont pu se déplacer dans chaque équipe pour les accompagner mais les ateliers communs étaient, quant à eux, réalisés en 100% visio.
Des événements qui s'adaptent au contexte 😷
Enfin, proposer un événement hybride permet d’éviter la case report ou annulation. C’est pourquoi, aujourd’hui, de plus en plus d’événements se font sous ce format. Cela permet donc de garder le lien avec ses collaborateurs tout en assurant leur sécurité.
Quels sont les inconvénients d’un événement hybride ? 👎
Une organisation différente 🎤🎥 💻
Un événement hybride oblige à se réorganiser et à s’adapter. Tout d’abord, l’apprentissage des outils technologiques est primordial ainsi que le savoir-faire de l’animation à distance. Il est donc important de revoir ses habitudes pour les adapter au bon format et à son public. De plus, l’événement hybride oblige a utiliser des outils techniques audiovisuels afin de garantir l’état d’esprit de l’événement. La mise en place d’une régie et d’un studio sont des vrais plus. Au-delà d’un événement classique qui a toujours des imprévus, un événement hybride peut engendrer deux fois plus d’aléas : le direct, le présentiel, le distanciel, la vidéo, le son, les prestataires, etc. Ainsi, il faut être organisé et agile pour faire fasse à des imprévus plus risqués.
Une attention plus difficile À capter 🥱
En présentiel, il est facile de voir si les participants sont captivés, s’ils comprennent les informations. En format distanciel c’est plus compliqué car le lien est forcément différent. De ce fait, pour combler ce manque, l’animation et donc l’animateur, doivent être suffisamment préparés. Cela peut se faire à l’aide d’interactions, de jeux, d’icebreakers innovants et de challenges qui donneront un caractère plus captivant.
L’utilisation d’internet 🌐
“Et là tu m’entends ?” “Je ne vois pas les slides bouger, c’est normal?” “Miaouh…oups pardon c’est mon chat qui vient de sauter sur mon clavier”
Les soucis techniques sont récurrents en visio. La connexion internet peut-être coupée, certains peuvent avoir des problèmes de son/caméra et c’est ainsi que l’animation prend plus de temps, perd de son charme. Cela peut aussi mettre complètement en péril votre événement, car une mauvaise connexion peut entraîner une mauvaise compréhension.
Mais finalement, un événement c’est ça, : des rencontres. Qu’elles soient en IRL, en distanciel, en format hybride ou présentiel. À chaque événement ses particularités, ses enjeux, ses avantages et inconvénients.
