Avec la crise sanitaire, les modes 100% virtuel et distanciel se sont activés. Réticentes au télétravail, certaines entreprises ont dû s’y contraindre pour assurer la sécurité de leurs employés. Un an après, cela est devenu une habitude et beaucoup ont changé leur façon de penser face au travail à distance. Mais, les relations à travers un écran ne sont pas toujours aussi simples alors qu’il faut pourtant faire avec. C’est ainsi que le format hybride propose une alternative intéressante à la croisée des chemins ! 🔥

Qu’est-ce qu’un événement hybride ? 💻

Un événement hybride est un événement  mi-présentiel, mi-distanciel, que l’on peut aussi qualifier de phygital : physique + digital. Un événement hybride regroupe donc des personnes physiquement présentes +  des personnes à distance en visio. Côté WHAT THE HACK, l’hybride fait surtout sens pour avoir une alternative aux moments de plénière. Ces temps forts collectifs sont alors assurés en visio via un studio vidéo tout en restant dans le même lieu. Ainsi, tout le monde est ensemble mais à distance.

organiser un événement hybride 🛠️

Une communication à soigner 📢

Communiquer sur un événement hybride n’est pas simple. En effet, on pense qu’avec le digital tout est plus rapide et plus fluide mais ce n’est pas le cas. Il est important de soigner sa communication pour veiller à faire passer le bon message, au bon moment pour le bon public. De ce fait, il est important de décrypter le format hybride, assez méconnu. Côté WHAT THE HACK nous avons, par exemple, pour le Hackathon NOZ formé les équipes la veille du lancement, en visio, afin d’éviter le rassemblement qu’il nécessite et habituer les participants dès le départ à la visio.

Une logistique spécifique à adopter 🎥🎤

Organiser un événement hybride demande une logistique bien particulière. En effet, il y a à la fois des participants en présentiel, avec vous, dans un lieu, et des participants en distanciel. Par conséquent, c’est une double organisation qui est imposée. 

En raison de la crise sanitaire, vous devez être rigoureux sur les gestes barrières. Vous devez donc vous assurer que chaque salle soit équipée de gel, respecter le nombre de personnes max’ autorisées, vérifier l’aération, etc. Côté traiteur, vous devez réfléchir à ce que vous pouvez faire en format individuel afin d’éviter les interactions ou alors mettre en place des roulements pour déjeuner. 

Par ailleurs, le format Hackathon hybride inclut des moments ensemble assuré en visio et des moments de travail, en équipe. Cela demande donc d’être rigoureux et d’avoir un planning bien ficelé. En effet, l’organisation des moments en plénière est complexe car vous devez vous assurer que chacun ait l’information. 

La technique, le point clé ✔️

Un événement hybride demande énormément de technique. Il s’agit d’un événement qui se prépare et qui doit, une fois le moment venu, se dérouler sans accros.

Tout d’abord, le choix de la plateforme qui vous permettra d’être en interaction avec votre public est important : Teams, Zoom, Google Meet, Skype. À vous de choisir avec leurs avantages et inconvénients. Côté WTH, on a une préférence pour Zoom pour sa simplicité mais Teams reste performant et est plus apprécié des DSI 😉 

Puis, vous devez avoir le matériel nécessaire pour capter de la vidéo et du son et retransmettre (caméras, régie, micro, PC), aussi bien le plateau où se trouve l’animateur, que les salles de travail où se trouvent les participants. À cela s’ajoute les micros, utiles pour interagir. On favorisera un micro cravate pour l’animateur afin d’avoir un meilleur son et des totems pour les équipes. Enfin, vous devez avoir une régie qui permet de gérer les transmissions vidéos/micros à l’aide d’écrans et les interactions via la plateforme visio choisie. En vrai, faites-vous accompagner pour une qualité irréprochable… (voir dernier paragraphe)

Une animation à adapter 😎

Le format hybride impose de revoir l’animation traditionnellement utilisée. C’est pourquoi, il est important de la préparer afin de capter l’attention des personnes présentes et de celles à distance.

C’est là tout l’enjeu d’un événement hybride. Travailler ses jeux de regards, son intonation, le rythme de l’événement pour garder un état d’esprit d’innovation et convivial. Ainsi, l’utilisation d’outils tels que Kahoot, Miro ou Mindmeister permet de travailler conjointement ensemble. Aussi, l’utilisation de icebreakers est à adapter. Il faut les repenser pour qu’ils conviennent au format hybride et impliquent l’ensemble des participants. Nous avons notamment testé le fameux jeu du “Qui est-ce ?” en format visio et ça fonctionne très bien. Nous avons aussi testé une dizaine d’energyzer, défis et autres brises-glaces lors du Challenge Lean Startup inter écoles de My Digital School en basant les jeux à la fois sur des interactions en présentiel et en distanciel.

Le soutien d'un professionnel 🎦

Si vous n’êtes pas à l’aise avec la technique et souhaité une qualité irréprochable, des prestataires vidéo peuvent vous aider. Nous l’avons vu, un événement hybride demande une certaine logistique pour raccorder tous les éléments vidéos et n’est pas nécessairement simple à mettre en place. Selon l’ampleur de votre événement, il peut être plus judicieux de faire appel à un prestataire que de vouloir tout gérer en interne. Pour le Hackathon NOZ nous avons collaboré avec VidéoFlex qui a fait un travail très qualitatif.

Et il y a encore beaucoup d’autres choses… Les contraintes sanitaires imposent des nouvelles règles du jeux mais nous percevons dans cette formule hybride un moyen de resister et de continuer d’exister tout en respectant ces dernières. N’ayons pas peur des événements, adaptons-nous.

Découvrez la vidéo du Hackathon NOZ réalisée en format hybride. 

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